（目的）
第１条
　本規程は、当事務所における「個人番号」及び「特定個人情報」の適正な取得、利用、保管、提供及び廃棄を行うために必要な事項を定めるものである。

（基本方針）
第２条
　当事務所は、番号法、個人情報保護法、税理士法その他関係法令を遵守し、個人番号及び特定個人情報を適正に取り扱う。

（利用目的）
第３条
　次の相手先ごとに掲げた利用目的とする。
（１）当事務所の従業員等
　以下の行政手続き及び付随事務に利用する。
・  給与所得の源泉徴収票作成
・  給与支払報告書作成
・  雇用保険関係手続
・  健康保険、厚生年金関係手続
・  労働保険関係手続
（２）当事務所の支払調書を作成する支払先
　以下の行政手続き及び付随事務に利用する。
・  報酬、料金支払調書
・  不動産使用料等支払調書
・  不動産譲受け対価支払調書
・  その他法定調書
（３）顧問先の従業員等
　以下の行政手続き及び付随事務に利用する。
・  年末調整事務
・  源泉徴収票作成
・  給与支払報告書作成
（４）顧問先の支払調書を作成する支払先
　以下の行政手続き及び付随事務に利用する。
・  報酬、料金支払調書
・  不動産使用料等支払調書
・  不動産譲受け対価支払調書
・  その他法定調書
（５）顧問先本人、依頼者本人、依頼関係者
　以下の行政手続き及び付随事務に利用する。
・  所得税確定申告書
・  消費税申告書
・  相続税申告書
・  贈与税申告書
・  各種届出書
・  電子申告データ作成

（取得方法）
第４条
　次の相手先ごとに応じた様式を使用して取得する。
（１）当事務所の従業員等
　様式１を利用し、取得する。
（２）当事務所の支払調書を作成する支払先
　様式２を利用し、取得する。
（３）顧問先の従業員等
　様式３を利用し、顧問先を経由して取得する。
（４）顧問先の支払調書を作成する支払先
　様式４を利用し、顧問先を経由して取得する。
（５）顧問先本人、依頼者本人、依頼関係者
　様式５を利用し、取得する。
（６）来所面談
　取扱規程を画面に表示し説明の上、取得する。

（提供書類）
第５条
　次のいずれかの書類のコピーの提供を受ける。
（１）マイナンバーカード　表面、裏面
（２）写真付身分証明書　＋　通知カード
（３）写真付身分証明書　＋　住民票の写し（個人番号表示あり）

（Ｗｅｂ面談時の対応）
第６条
　新規顧問先とのＷｅｂ面談時による本人確認は、国税庁の実務と同様にコピーの提供で問題ないが、事務所リスク回避（本人成りすましによる損害賠償請求など）のために、次の対応を行う。
・  Ｗｅｂ面談時に写真付き身分証明書を提示してもらい、その画像を保存する。
・  転送不要の郵便物を本人確認書類の住所に送付して、提供書類の提出を受ける

（取得後の保管と紙書類の廃棄）
第７条
　取得した紙書類は画像データ化して、税務ソフトのＮＴＴデータの達人の「データ管理の達人」の中にある「個人番号収集データベース」に保存する。
　取得した紙書類は、シュレッダーで廃棄する。

（扶養控除等申告書などの一時預り書類）
第８条
　預り書類は、事務所内の鍵付き金庫に保管する。

（閲覧権限）
第９条
　閲覧可能者は、税理士に限定する。

（第三者提供の禁止）
第10条
　法令に基づく場合を除き、本人の個人番号を第三者へ提供しない。

（委託先管理）
第11条
　業務委託を行う場合は、委託先に対し必要かつ適切な監督を行う。
　現在、委託先は設けていない。

（漏えい等発生時）
第12条
　漏えい等が発生した場合には、速やかに次の対応を行う。
・  事実確認
・  被害拡大防止
・  顧問先への報告
・  必要に応じて個人情報保護委員会への報告

（保存期間）
第13条
　個人番号を含むデータは、利用目的ごとの法定保存期間中、保管する。

（データ消去）
第14条
　保存期間経過後は、「データ管理の達人」に保存された個人番号データを消去する。

附則
　１　本規程は、2024年１月14日から実施する。
　２　2026年６月24日改訂。
　３　2026年８月30日改訂。